Instrukcja Kancelaryjna

Instrukcja Kancelaryjna dla Wojewódzkiego Ośrodka Ruchu Drogowego
w Siedlcach

Rozdział I

Postanowienia wstępne i ogólne.

§1

1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej Instrukcją określa zasady i tryb wykonania czynności kancelaryjnych w Wojewódzkim Ośrodku Ruchu Drogowego w Siedlcach.
2. Określony Instrukcją tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w Ośrodku.
3. Postępowanie z dokumentami stanowiącymi tajemnicę służbową ( poufnymi ) stosuje się niniejszą Instrukcję z uwzględnieniem przepisów w sprawie szczegółowych zasad i sposobu postępowania z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową.
4. Postępowanie z dokumentami stanowiącymi tajemnicę państwową ( tajnymi ) regulują odrębne przepisy powszechnie obowiązujące.

§2

Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają:
1. Ośrodek - Wojewódzki Ośrodek Ruchu Drogowego w Siedlcach,
2. Dyrektor Ośrodka - Dyrektor Wojewódzkiego Ośrodka Ruchu Drogowego w Siedlcach,
3. sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych,
4. całą dokumentację - pisma, dokumenty, notatki, formularze, itp. zawierające dane, informacje które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy,
5. korespondencja - każde pismo wpływające do Ośrodka ( wpływ ) lub wysyłane przez Ośrodek ( wysyłka),
6. aprobata - zgodę na treść i sposób załatwienia sprawy,
7. przesyłka - pismo dokument oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca, woźnego itp., a także otrzymane i nadane telegramy, telenoty, teleksy, telefaksy,
8. załącznik - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim, zszyte, sklejone lub w inny sposób załączone oraz broszury, książki itp.,
9. pieczęć - pieczęcie ( stemple ) nagłówkowe, wpływu, imienne do podpisu itp.
10. paragrafy ( bez oznaczenia ) - paragrafy niniejszej instrukcji,
11. spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w urzędzie,
12. znak sprawy - zespół symboli oznaczających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej sprawy lub grupy spraw,
13. pracownika Działu Księgowości - osobę ( pracownika ) wykonującego czynności kancelaryjne zastrzeżone niniejszą instrukcją dla sekretariatu,
14. sekretariat - stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna Dyrektora i Z-cy Dyrektora,
15. poprzednik! - akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie,
16. dokument - akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (odpis aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świadectwo itp.),
17. rejestr kancelaryjny - zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny,
18. znak akt - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt,
19. punkt zatrzymania - każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności urzędowych związanych z jej załatwieniem,
20. nośnik papierowy - arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp.,
21. nośnik informatyczny - dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.,
22. teczka aktowa (spraw) - teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną,
23. czystopis - tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej przygotowanej do podpisu przez wystawcę,
24. wykaz akt - wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt.

§3

l. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:
1) przyjmowanie i rozdział korespondencji i przesyłek,
2) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,
3) powielanie pism i materiałów oraz ich ewidencjonowanie,
4) wysyłanie korespondencji ( przesyłek ),
5) przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów i tełefaxsów,
6) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych.

2. Czynności kancelaryjne w Ośrodku wykonują:
1) Dyrektor Ośrodka,
2) sekretariat,
3) w komórkach organizacyjnych wyznaczeni pracownicy.

Rozdział II
Przyjmowanie i obieg korespondencji ( wpływów ).

§4

1. Korespondencję przyjmuje sekretariat, rejestrując ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym.
2. Przyjmując przesyłki, zwłaszcza polecone i wartościowe. Sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
3. Korespondencja dzieli się na:
1) zwykłą,
2) specjalną ( telegramy, telefonogramy, telefaxy, pisma organów nadzorujących, pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe przesyłki wartościowe ).
4. Przesyłki specjalne Sekretariat wpisuje do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju, prowadzonego według wzoru stanowiącego załącznik Nr l do Instrukcji i zamieszcza na nich pieczęć wpływu z datą wpływu, a ponadto na telegramach godzinę i minutę wpływu, a na telefonogramach imię i nazwisko i stanowisko nadającego i przyjmującego.
5. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki ( wpływy ) i przekazuje Dyrektorowi Ośrodka, z wyjątkiem:
1) adresowanych imiennie, które bez otwierania przekazuje adresatom,
2) opatrzone klauzulą tajne lub poufne Sekretariat przekazuje Dyrektorowi Ośrodka bez otwierania.
6. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym dołącza się tylko do pism:
1) poufnych, wartościowych, poleconych, ekspresowych, doręczonych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru,
2) dla których istotna jest data nadania ( stempla pocztowego ) skargi, wnioski, itp.
3) w których brak nadawcy lub daty pisma,
4) mylnie skierowanych,
5) załącznikach nadesłanych bez pisma przewodniego,
6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.
7. Potwierdzenie otrzymania pisma Sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo.

8. Korespondencję mylnie doręczoną ( adresowana do innego adresata ) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego.
9. Na każdym wpływającym piśmie zamieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony ( na korespondencji przekazywanej bez otwierania na przedniej stronie koperty ) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania. Pieczątki wpływu nie zamieszcza się na przesyłkach i wpływach nie wymagających merytorycznego załatwienia (prospekty, czasopisma, itp.).

Rozdział III

Przeglądanie i przydzielanie korespondencji ( wpływów ).

§5

1. Dyrektor Ośrodka po przejrzeniu korespondencji ( wpływów):
1) określa korespondencję, którą sam załatwia,
2) przydziela pozostałą korespondencję do załatwiania przez Zastępcę Dyrektora, właściwe Działy lub stanowiska pracy.
2. Na przeglądanej korespondencji przewidzianej do załatwienia przez Zastępcę Dyrektora, Działy bądź stanowiska pracy Dyrektora Ośrodka umieszcza dyspozycje dotyczące sposobu i terminu załatwienia sprawy, aprobaty załatwienia lub podpisu czystopisu.
3) określa korespondencję, którą sam załatwia,
4) przydziela pozostałą korespondencję do załatwiania przez Zastępcę Dyrektora, właściwe
Działy lub stanowiska pracy.
Na przeglądanej korespondencji przewidzianej do załatwienia przez Zastępcę Dyrektora, Działy bądź stanowiska pracy Dyrektora Ośrodka umieszcza dyspozycje dotyczące sposobu i terminu załatwienia sprawy, aprobaty załatwienia lub podpisu czystopisu.
3. Do przekazywania dyspozycji stosuje się następujące typowe skróty:
p.m. - proszę mówić, oznaczający, że otrzymujący wpływ powinien tę sprawę omówić z wydającym dyspozycje przed przystąpieniem do załatwienia sprawy,
p.r. - proszę referować, oznaczający, że otrzymujący wpływ po przygotowaniu projektu załatwienia sprawy powinien omówić go z wydającym dyspozycję,
m.a. - moja aprobata, oznaczający, że wydający dyspozycję zachowuje dla siebie ostateczną aprobatę załatwienia sprawy,
m.p. - mój podpis - oznaczający, że wydający dyspozycję zastrzega sobie prawo podpisania czystopisu załatwionej sprawy,
a.a. - ad acta, oznaczający, że pismo należy dołączyć do akt sprawy.

Rozdział IV
Rejestracja i znakowanie spraw.

§6

1. Wszystkie pisma (dokumenty ) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy.
2. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz urzędu.
3. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym.
4. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. Wzór spisu spraw stanowi załącznik Nr 2 do Instrukcji.
5. Na znak sprawy składa się :
1) skrót nazwy Ośrodka - WORD,
2) symbol komórki organizacyjnej,
3) kolejny numer zapisu w spisie spraw,
4) dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto, np. WORD/EE/1/98.
6. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw.

§7

 Nie podlegaj ą rejestracji:
1. publikacje ( gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty, itp.),
2. potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,
3. rachunki i faktury,
4. zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.

Rozdział V 

Załatwienie spraw

§8

 Przy załatwieniu spraw stosuje się najprostrze i najbardziej celowe formy załatwiania.

§9

1. Przy pisemnym załatwianiu spraw stosuje się następujące formy:
1) odręczną,
2) korespondencyjną,
3) inną np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem na formularzu.
2. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwiania sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy - bezpośrednio na otrzymanym piśmie - zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia,
3. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę.

§10

1. Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności.
2. Referent opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada aprobującemu. aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami referentowi. Referent powoduje sporządzenie czystopisu i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego załączniki i wraz z kopią pisma przekazuje czystopis sekretariatowi do wysłania adresatowi.
Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców referentów powinien przekazać sekretariatowi odpowiednią liczbę kopii z dodatkowym egzemplarzem dla dokonania adnotacji o wysyłce.
Sekretariat sprawdza ilość załączników, wysyła czystopis adresatowi, a kopię pisma zwraca referentowi z odpowiednią adnotacją.
3. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedłożyć pismo w czystopisie ( z kopią ) do podpisania

§11

I Pismo załatwiające sprawę powinno zawierać:

1.nagłówek - druk lub podłużną pieczęć nagłówkową,

2.znak sprawy,

3.powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,

4. datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną,

5. odbiorcę i jego adres

6. treść załatwienia,

7. podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko). Kopia pisma załątwiajacego powinna zawierac parafę referenta i datę sporządzenia pisma (  z lewej strony pod treścią pisma).

2.W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące określenia:

1) nad adresem z prawej strony wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu: polecony, ekspress, za zwrotnym dowodem doręczenia, pilne , poufne, itp.

2) pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza podaje się liczbę przesłanych załączników ( zał. ...) lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych, na każdym zaś załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika ( zał. nr ... do pisma znak),

3) jeżeli treść pisma ma być, poza adresatem, podana do wiadomosci innym instytucjom lub osobom przez przesłanie im kopii pisma, adresy tych instytucji lub osób umieszca się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: Otrzymują do wiadomosci:,

4) ewentualne wskazówki dla sekretariatu.

§12

1. Zakres kompetencji Dyrektora Ośrodka i pracowników w sprawie aprobaty i podpisywania
korespondencji określa regulamin organizacyjny Ośrodka.
2. Pracownicy stosują następujące pieczęcie:
l) przy podpisywaniu korespondencji w zastępstwie Dyrektora Ośrodka
Dyrektor Ośrodka
wz.
(imię i nazwisko )
( stanowisko zajmowane przez pracownika)
2) przy podpisywaniu korespondencji z upoważnienia Dyrektora Ośrodka

Z upoważnienia Dyrektora Ośrodka
( imię i nazwisko )
( stanowisko zajmowane przez pracownika)

Rozdział VI

Wysyłanie i doręczanie pism.

§13

1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego:
1) przesyłką listową,
2) faksem,
3) teleksem lub dalekopisem,
4) na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową,
5) pocztą elektroniczną.
2. Pisma przeznaczone do wysyłania. Sekretariat:
1) sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki, w razie stwierdzenia braków zwraca pismo referentowi do uzupełnienia,
2) stwierdza na kopii pisma swoją parafą jego wysyłkę wraz z datą jego wysłania,
3) do pism wysyłanych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza wypełniony przez referenta sprawy odpowiedni formularz i przypina go do koperty.
4) Na kopercie odciska się w lewym górnym rogu pieczęć nagłówkową, a pod nią wpisuje się wszystkie znaki pism znajdujących się w kopercie.
5) Pisma wysyła się zgodnie z dyspozycją umieszczoną nad adresem ( polecony, ekspres, itp. ). Brak takiej dyspozycji oznacza, że pismo ma być wysyłane jako przesyłka zwykła.

Rozdział VII

Przekazywanie akt do archiwum zakładowego

§14

1. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych Ośrodek prowadzi archiwum zakładowe.
2. Akta spraw ostatecznie załatwionych Ośrodek przechowuje na nośnikach papierowych w archiwach zakładowych.
3. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum zakładowego po upływie l roku, kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw.
4. Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie archiwum zakładowego, w porozumieniu z kierownikami wydziałów, ustala corocznie termin przekazywania akt do archiwum zakładowego przez poszczególne wydziały.

§15

l. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów. Przez uporządkowanie akt rozumie się:
1) takie ułożenie akt wewnątrz teczek, by sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr l) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę,
2) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc,
ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt,
3) odłożenie do teczki spisu spraw lub innych środków ewidencyjnych, opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie,
4) w odniesieniu do akt kategorii A - przesznurowanie całości akt, ponumerowanie stron ołówkiem zwykłym i oznaczenie na zewnętrznej, spodniej stronie okładki liczby stron zawartych w teczce.
2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno w czterech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii A i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B, z których jeden z każdej kategorii pozostaje u referenta przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący archiwum zakładowe. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr...... .

3. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według jednolitego rzeczowego wykazu akt.
4. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: referent przekazujący akta i pracownik prowadzący archiwum zakładowe.

§16

1. Komórki organizacyjne przekazują akta do archiwum zakładowego wyłącznie kompletnymi rocznikami.
2. Do akt przekazanych archiwum zakładowemu dołącza się zbędne w pracy bieżącej:
ewidencje, rejestry i kartoteki.
3. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum zakładowego i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego archiwum, można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne.

Postanowienia końcowe.

§17

Czynności związane z obsługą kancelaryjną i obiegiem akt nie uregulowane instrukcją określa Dyrektor Ośrodka.